Jongeren die goede dingen doen met je waarderen

Vandaag presenteert @Gemeente Den Haag het plan om jongeren hun schuld af te laten lossen via vrijwilligerswerk. Naast vrijwiligerswerk doen voor je bijstandsuitkering nu een nieuwe vorm van 'verplicht' aan de slag gaan als vrijwiliger. Want dit plan kan alleen maar voor mensen boven de 23 jaar zijn, tot die tijd zijn de ouders immers nog financieel aansprakelijk!

Mijn probleem met deze vormen van vrijwilligerswerk is dat door vrijwilligerswerk te presenteren als straf (jij moet want jij hebt schulden) de jongeren die vrijwilligerswerk echt als VRIJwilliger doen minder respect lijken te krijgen.

Ik ken tientallen jongeren die wekelijks hun tijd, geld en energie geven omdat zijzelf ervoor gekozen hebben om andere, jongere kinderen, een leuke vrije tijd te geven. Jongeren die er genoegen mee nemen dat ze minder kunnen werken bij hun bijbaantje omdat ze iets voor een ander over hebben.

Wat doet doen gemeenten voor deze jongeren? Niets. Subsidies zijn afgeschaft en wegbezuinigd (schulden overnemen moet ergens van betaald). De regeldruk neemt toe, ze moeten een VOG aanvragen (wat ze allemaal natuurlijk doen en gelukkig ook krijgen), ze bereiden zaken zelfstandig voor naast goede schoolresultaten maar krijgen geen uurtje vrij voor een evenement.

Mijn oproep is om eens wat meer de jongeren te waarderen die het beste met onze wereld voor hebben. Kijk eens om u heen. Sportclubs, scouting, buurthuizen, ze kunnen niet zonder deze jongeren. Jongeren die niets vragen, die geen tijd hebben om zich te misdragen omdat ze met goede dingen bezig zijn.

Kent u iemand die zo'n schouderklopje hoort te krijgen? Geef hem aub zelf, want de overheid doet het niet.

Procesgericht werken, wat is dat eigenlijk?

Processen, je kunt ze vastleggen, beschrijven, visualiseren en verbeteren. Het is ondertussen een duidelijk vakgebied geworden: procesmanagement. Maar wat bedoelen we er mee? Waarom moet je als bedrijf investeren in het bespreken en vastleggen  van je processen? En welk doel, welke winst, kan worden behaald  indien  je de tijd neemt om eens samen naar de processen te kijken?

Volgens Van Dale is een proces, naast de juridische betekenis, een manier van behandeling, het verloop, de ontwikkelingsgang. Een logisch stappenplan. Dat soort “na het een volgt het ander” denken is voor de mens al zo lang logisch dat er zelfs spreekwoorden over zijn. Voorbeelden zijn “Wie A zegt moet ook B zeggen”, “Hoogmoed komt voor de val” en “wie het eerst komt, het eerst maalt”. Dat laatste spreekwoord is misschien nog wel het mooiste voorbeeld: de molenaar kan pas malen als iemand hem graan gebracht heeft en doet dat dan in de volgorde van aanbrengen.

Voor veel mensen in een uitvoerend beroep is het afhankelijk zijn van het werk van een ander ook niet meer dan logisch. De schilder kan pas aan de slag als er iets staat om te verven. De CV wordt pas geïnstalleerd als het huis bijna af is, de grond moet geploegd voordat je kunt  zaaien of de chirurg kan pas opereren als de anesthesist dat zegt. Dat laatste is een uit de toon vallend voorbeeld, want als het over samenwerken bij professionals gaat lijken er andere aspecten bij te komen kijken. Opeens heeft iedereen het over “eigen verantwoordelijkheid”, over “vakkennis” en “expertise” en vastleggen in protocollen. Alsof de elektricien en lasser dat niet hebben. Wat maakt het zo bijzonder en waarom moeten we terug naar af?

Het bijzondere aan het werk van  “witte boorden” is dat het vooral denkwerk is. Werk dat zich buiten het zicht van iedereen in iemands hoofd afspeelt. Denkwerk dat eerst  op papier moet worden gezet om een product op te leveren. Dat zonder een vertaling van hoofd naar handen niet voor de wereld beschikbaar komt. En omdat het in iemands hoofd zit en mensen zich graag uniek voelen, denken we dat niemand anders kan wat wij kunnen. Dat stroomlijnen, procesgericht werken, niet kan. Daarom blijven de meeste bedrijven steken in taakgericht werken. Ze beschrijven zo goed mogelijk iedere individuele taak, maken de eilandjes zo zichtbaar en werken eigenlijk tegen het proces. Want dat iedereen zijn/haar taak op de beste manier probeert te doen, hoeft niet te zorgen voor een goed proces. De jurist die het contract voor een zesde keer na wil lezen, kan daardoor de deadline in gevaar brengen. Aan de andere kant: de verkoper die een contract te snel en zonder controle wil afsluiten, kan daardoor het risico lopen van een claim die het bedrijf op het spel zet. Waar het om gaat is de som der delen, die moet kloppen.

Procesgericht werken draait om het bereiken  van het beoogde/geplande eindresultaat. Als de stappen om tot dat resultaat te komen duidelijk zijn, als helder is wat voor elke stap nodig is en wat elke stap oplevert en als iedereen snapt dat alleen door samen te werken en hoge kwaliteit te leveren er ook een goed eindproduct komt, dan werk je aan een proces. Je beschrijft wat je nodig hebt, wat jij toevoegt en wat je aflevert. Je maakt duidelijk welke afwegingen je in je hoofd maakt als je stukken krijgt. Je benoemt de wijze waarop je het werk van anderen beoordeelt en spreekt af dat het voortaan niet gaat over zelf doen maar dat over  de stap voordat je gaat helpen om het beter te doen.

De manier om procesgericht werken in te voeren is dus niet het houden van eenmalige trainingsdagen. Waar het om gaat is dat iedereen de cultuuromslag maakt en die maak je alleen samen. Dus regelmatig met de deelnemers in het proces bij elkaar komen, met elkaar kpi’s(heb je dat al gedefinieerd?)  bepalen, die controleren bij de klant en daarna verwerken in de afspraken die je onderling maakt. Procesgericht gaan werken is niet alleen het proces tekenen, maar ook de verschillende rollen duidelijk maken. Daarom heeft mijn voorkeur om BPMN (definitie?) te gebruiken. Met het zo beschreven proces kun je dan ook zien waar de cruciale stappen zitten en wie dus eigenaar van (dat deel van) het proces zou moeten zijn. Door met de deelnemers in het proces samen te zitten komt, is mijn ervaring, ook het verborgen dubbel werk naar boven, de extra controles die formeel niet hoeven.

In dat laatste zit de winst. Geen dubbel werk meer, maar naar het adagio van de jaren 60 “do it the first time right”. Voor IT-ondersteuning vertaal ik dat ook naar niet automatiseren omdat het kan, maar omdat het de meest logische oplossing is om dubbel werk te voorkomen en foutmarges te verkleinen. Klanten die zelf hun naam invullen zullen niet snel een typefout maken, medewerkers die snappen dat de controle op postcode van belang is zullen daar beter op letten, software die niet jouw stap maar de totaalduur van het proces in de gaten houdt zal je helpen afwegingen te maken in het belang van het geheel.

Managen is anders dan zelf doen

"Vooral managers vinden werkdruk hoog" de kop van een artikel op @NUnl. Op zich verbaasd me het niet. Er zijn namelijk nog steeds teveel managers die niet snappen hoe het echt werkt. Gelukkig lukt het me regelmatig weer iemand op het juiste pad te helpen.

Wat is er volgens mij aan de hand. Om te beginnen wordt iedereen tegenwoordig manager, tenminste als je de functienamen moet geloven. Er staan vandaag (30 november 2015) op Nationale Vacaturebank 803 vacatures met het woord manager. Dat zijn lang niet allemaal mensen die ook echt leiding geven, maar in het hoofd van mensen is dat wel de connectie. Dus denken ze dat ze heel veel verantwoordelijkheden hebben, voelen ze dat zij zelf moeten zorgen dat alles 120% is en stappen ze in de standaard valkuil voor beginnend leidinggevenden: zelf doen.

Als iemand de leiding krijgt over een clubje mensen dan zie je over het algemeen een aantal dingen gebeuren:

1. mensen gaan zich met meer dingen bemoeien, hebben over meer zaken een mening
2. mensen gaan anderen niet aanspreken over hun gedrag, maar zorgen dat het totaal resultaat goed voor de dag komt
3. mensen gaan zelf harder/meer werken om te zorgen dat de doelen worden gehaald

Als je dit lijstje ziet dan snap je waarom de werkdruk toeneemt, want naast het eigen werk als manager gaat iemand ook een deel van het werk van de mensen die hij/zij managet doen. Tja en 1,2 fte werk doen als 1 persoon daar kan niet iedereen heel lang tegen. Ik zou ook heel moe worden als ik naast mijn taken ook andermans zaken zou moeten oppakken.

Wat er tegen te doen is?

De makkelijke en snelle oplossing is mij inhuren om je te begeleiden.

Maar ik deel vast wat tips:

• doe je eigen werk en doe dat goed
• laat een ander zijn/haar eigen goed werk doen
• leer mensen op een goede manier te helpen hun eigen werk goed te doen

en bovenal

• ga er vanuit dat iedereen 's-morgens opstaat en naar het werk gaat met het idee het goed te gaan doen. Fouten maken is een teken van niet weten hoe het beter kan, help mensen wel te leren hoe het beter kan.

Dilemma over werkdruk

"Vooral managers vinden werkdruk hoog" de kop van een artikel op @NUnl. 

Mij verbaasd het niets. Ik zie elke keer weer met lede ogen aan dat mensen de hele dag heel hard werken en dan ook nog eens elke avond aan het werk zijn. Want de lat ligt hoog. Zo hoog dat ik er soms liever onderdoor loop dan overheen spring.

Misschien zouden anderen dat ook eens moeten doen. Gewoon onder de lat doorlopen, vertrouwen dat die lat daar wel blijft liggen, dat medewerkers zelf in staat zijn na te denken en te doen. Niet dat het altijd goed gaat, maar dan moet je dus op tijd beginnen met praten of coachen zoals dat zo mooi heet.

Tijdens het rondje lopen met mijn hond zie ik mensen die hun hond niet eens de tijd geven om rustig z'n behoefte te doen, want ze moeten naar de volgende afspraak. Naast werk, vrouw, 2.2 kind moet er ook gesport, naar de serviceclub gegaan en moeten alle social media bijhouden. Want je zou eens wat missen.

Waar je je tijd ook in zou kunnen stoppen is lesgeven. Leer de mensen aan wie je leiding geeft hoe ze het goed kunnen doen. Dat zie ik regelmatig misgaan bij beginnend leidinggevenden. Die hebben de neiging om mensen niet aan te spreken, maar om zelf harder te gaan werken. Als het werk dat de ander moet doen niet 100% is, dan gaan ze het zelf over doen. Vraag ik me af: waar betaal je dan die ander voor? Laat die dan gewoon je auto wassen of koop van dat geld biefstuk voor mijn hond. Ook goed wat mij betreft.

Nee, managers vinden werkdruk hoog, maar de echte vraag is "doen managers wel de goede dingen op de goede manier?"

Hier eens verder over praten? Bel me voor een afspraak. Voor een goede koffie maak ik tijd.

Waarom aanbesteden misloopt

Het bericht dat van de week bij mij een harde lach veroorzaakte: "Gemeenten ontevreden over ict-leveranciers".

Al jaren zie ik het zelfde verschijnsel: te veel kosten naar ICT omdat niet gekeken wordt naar wat het probleem zou oplossen, maar naar de goedkoopste versie van de enige oplossing die de eigen organisatie heeft bedacht. Veel vraagtekens boven je hoofd? Ik leg het uit. En als voorbeeld gebruik ik iets heel herkenbaars: eten.

Stel: je wilt nooit meer hoeven koken. Gasfornuis de deur uit en geen afwasmachine meer nodig. Maar, je wilt wel elke dag thuis eten én het moet lekker eten zijn. Als je het slim aanpakt ga je dan eens om je heen kijken, zoek je de goede traiteur uit, maakt misschien wel een leuke deal met dat restaurant in de buurt en voorziet jezelf zo elke dag van een smakelijke maaltijd op een bord dat je de volgende dag gewoon vies in kan leveren. De eerste maand wissel je wat af, daarna heb je je voorkeuren wel bepaalt en maak je voor de rest van het jaar een mooie, reële prijs. Mocht er iemand willen blijven eten, dan is dat geen probleem. Even bellen levert twee maaltijden op, tegen twee keer het afgesproken bedrag.

Klinkt logisch? Waarom is het dan opeens anders als de overheid het doet? Die denken dat aanbesteden betekent dat je vooraf gaat bedenken wanneer je wat wilt eten en je dan een leverancier zoekt die al dat eten kan leveren tegen de goedkoopste prijs. Dat je dus nu al bestelt wat je op 8 april 2017 wilt eten en het dan gek vinden als je op die datum misschien wel zin hebt in iets anders. Of het raar vinden als de goedkoopste prijs niet het lekkerste eten geeft. Of dat je heel veel extra moet betalen als ze voor twee moeten koken in plaats van voor één. Je wilt dan, denk ik, voor een dubbeltje op de eerste rang zitten en dat kan niet.

Terug naar de ICT. Overheden hebben niet de snelle IT jongens in huis, die kunnen/willen ze niet betalen. Op basis van wat ze wel zelf bedacht hebben vragen ze grote, snelle, hippe bedrijven om offerte uit te brengen voor hun oplossing. Die grote, snelle, hippe bedrijven hebben allang gezien dat het beter kan, maar dat mogen ze niet vertellen. Want dat staat niet in de gunningscriteria, die zijn gebaseerd op de oplossingen van een ander. Dus ... maken ze een heel lage offerte voor het gevraagde, halen ze zo de opdracht binnen, vertellen ze dan meteen dat het beter en slimmer kan en mogen ze die opdracht tegen de kosten van meerwerk uitvoeren. Ze zijn dus niet alleen groot, snel en hip, ze zijn vooral heel slim.

Kan het anders? Ja, en in het gebouwenonderhoud heb ik dat ook gedaan. Gewoon beschrijven wat je wilt, punten uitdelen voor hoe ze zoiets zouden aanpakken en de opdracht geven aan degene die je probleem het beste begrijpt.Ook dan kan je tegen gunningscriteria aanlopen, geen punten mogen geven als zij iets zien dat jij nog niet gezien hebt. Maar dat is volgens mij de betere manier.

Koken is als beminnen Je doet het met overgave of helemaal niet (Harriet van Horne)

De liefde van de man gaat door de maag, maar is eten werkelijk zo belangrijk voor een relatie. Is het enkel de liefde van de man of zijn vrouwen ook gevoelig voor een goed bereide maaltijd?

Een goed diner is opgebouwd als een mooi boeket, schilderij of boek. De samensteller probeert iets over te brengen, een gevoel weer te geven. De via hetzelfde recept klaargemaakte lamsfilet zal de ene tafelgenoot in vervoering brengen en de ander zal nauwelijks reageren. Natuurlijk zal eenieder direct zeggen dat dat aan de tafelgenoot ligt, maar zit er geen kern van waarheid in de stelling dat een met liefde bereide maaltijd altijd beter smaakt.

Het probleem bij koken is dat veel mensen het te goed willen doen. Ze pluizen vele kookboeken uit, kiezen de verfijnste recepten en staan dagen in de keuken om deze geheel volgens de regels te bereiden. Het resultaat zal ongetwijfeld smakelijk zijn en de gemiddelde tafelgenoot zal het niet merken. Maar soms verwacht je iemand waarop je net dat beetje extra indruk wil maken. Diegene die je met dit ene etentje wil overtuigen van het feit dat jij de ware bent. En vaak gaat het dan mis. Ondanks alle voorbereiding slaat de vonk niet helemaal over en omdat dat meestal al snel duidelijk is, is de sfeer niet in overeenstemming met de geserveerde gerechten. Al met al een mislukking die de kansen op toekomstige pogingen een ander met kookkunst te verleiden doen afnemen. Maar waar gaat het dan mis?

Koken is geen wetenschap. Sommige van de beste koks hadden niet eens een diploma. Koken doe je met je hart. Recepten zijn dan ook geen handleidingen, maar handreikingen. Zij geven aan met welke ingrediënten de maaltijd bereid moet worden en adviseren een bereidingswijze. De betere kok ziet ze ook op deze manier en legt ze voor het daadwerkelijke bereiden van de maaltijd terzijde. Vanaf dat moment laat hij zich enkel leiden door gevoelens. Zo wordt elke maaltijd een meesterstuk op zich en compleet als ‘maatwerk’ bereid. Juist door niet strak via het ‘boekje’ te koken zal het beste resultaat verkregen worden. Waarbij zeker de persoon voor wie de maaltijd bereid wordt niet uit het hart mag worden gesloten.

Maar is dit nu alleen voor mensen weggelegd die goed kunnen koken, of kunnen deze mensen nu juist zo goed koken omdat ze deze spelregels toepassen?

De simpele regel met je hart te koken zal van een ieder een betere kok maken. De keuze van de recepten geven de basis van de kok aan, de mate waarin hij zich tijdens het bereiden durft te laten verleiden door de ingrediënten bepalen het niveau van het eindresultaat.

En niet enkel mannen zullen dit merken, vrouwen zijn hiervoor wellicht zelfs gevoeliger. Dat maakt echter ook dat vrouwen, over het algemeen, makkelijk gevoel in de maaltijd zullen leggen. Waardoor meer mannen zullen ‘vallen’ voor een goede maaltijd, zodat nog steeds het spreekwoord luidt dat de liefde van de man door de maag gaat.