Managen is anders dan zelf doen

"Vooral managers vinden werkdruk hoog" de kop van een artikel op @NUnl. Op zich verbaasd me het niet. Er zijn namelijk nog steeds teveel managers die niet snappen hoe het echt werkt. Gelukkig lukt het me regelmatig weer iemand op het juiste pad te helpen.

Wat is er volgens mij aan de hand. Om te beginnen wordt iedereen tegenwoordig manager, tenminste als je de functienamen moet geloven. Er staan vandaag (30 november 2015) op Nationale Vacaturebank 803 vacatures met het woord manager. Dat zijn lang niet allemaal mensen die ook echt leiding geven, maar in het hoofd van mensen is dat wel de connectie. Dus denken ze dat ze heel veel verantwoordelijkheden hebben, voelen ze dat zij zelf moeten zorgen dat alles 120% is en stappen ze in de standaard valkuil voor beginnend leidinggevenden: zelf doen.

Als iemand de leiding krijgt over een clubje mensen dan zie je over het algemeen een aantal dingen gebeuren:

1. mensen gaan zich met meer dingen bemoeien, hebben over meer zaken een mening
2. mensen gaan anderen niet aanspreken over hun gedrag, maar zorgen dat het totaal resultaat goed voor de dag komt
3. mensen gaan zelf harder/meer werken om te zorgen dat de doelen worden gehaald

Als je dit lijstje ziet dan snap je waarom de werkdruk toeneemt, want naast het eigen werk als manager gaat iemand ook een deel van het werk van de mensen die hij/zij managet doen. Tja en 1,2 fte werk doen als 1 persoon daar kan niet iedereen heel lang tegen. Ik zou ook heel moe worden als ik naast mijn taken ook andermans zaken zou moeten oppakken.

Wat er tegen te doen is?

De makkelijke en snelle oplossing is mij inhuren om je te begeleiden.

Maar ik deel vast wat tips:

• doe je eigen werk en doe dat goed
• laat een ander zijn/haar eigen goed werk doen
• leer mensen op een goede manier te helpen hun eigen werk goed te doen

en bovenal

• ga er vanuit dat iedereen 's-morgens opstaat en naar het werk gaat met het idee het goed te gaan doen. Fouten maken is een teken van niet weten hoe het beter kan, help mensen wel te leren hoe het beter kan.

Dilemma over werkdruk

"Vooral managers vinden werkdruk hoog" de kop van een artikel op @NUnl. 

Mij verbaasd het niets. Ik zie elke keer weer met lede ogen aan dat mensen de hele dag heel hard werken en dan ook nog eens elke avond aan het werk zijn. Want de lat ligt hoog. Zo hoog dat ik er soms liever onderdoor loop dan overheen spring.

Misschien zouden anderen dat ook eens moeten doen. Gewoon onder de lat doorlopen, vertrouwen dat die lat daar wel blijft liggen, dat medewerkers zelf in staat zijn na te denken en te doen. Niet dat het altijd goed gaat, maar dan moet je dus op tijd beginnen met praten of coachen zoals dat zo mooi heet.

Tijdens het rondje lopen met mijn hond zie ik mensen die hun hond niet eens de tijd geven om rustig z'n behoefte te doen, want ze moeten naar de volgende afspraak. Naast werk, vrouw, 2.2 kind moet er ook gesport, naar de serviceclub gegaan en moeten alle social media bijhouden. Want je zou eens wat missen.

Waar je je tijd ook in zou kunnen stoppen is lesgeven. Leer de mensen aan wie je leiding geeft hoe ze het goed kunnen doen. Dat zie ik regelmatig misgaan bij beginnend leidinggevenden. Die hebben de neiging om mensen niet aan te spreken, maar om zelf harder te gaan werken. Als het werk dat de ander moet doen niet 100% is, dan gaan ze het zelf over doen. Vraag ik me af: waar betaal je dan die ander voor? Laat die dan gewoon je auto wassen of koop van dat geld biefstuk voor mijn hond. Ook goed wat mij betreft.

Nee, managers vinden werkdruk hoog, maar de echte vraag is "doen managers wel de goede dingen op de goede manier?"

Hier eens verder over praten? Bel me voor een afspraak. Voor een goede koffie maak ik tijd.

Waarom aanbesteden misloopt

Het bericht dat van de week bij mij een harde lach veroorzaakte: "Gemeenten ontevreden over ict-leveranciers".

Al jaren zie ik het zelfde verschijnsel: te veel kosten naar ICT omdat niet gekeken wordt naar wat het probleem zou oplossen, maar naar de goedkoopste versie van de enige oplossing die de eigen organisatie heeft bedacht. Veel vraagtekens boven je hoofd? Ik leg het uit. En als voorbeeld gebruik ik iets heel herkenbaars: eten.

Stel: je wilt nooit meer hoeven koken. Gasfornuis de deur uit en geen afwasmachine meer nodig. Maar, je wilt wel elke dag thuis eten én het moet lekker eten zijn. Als je het slim aanpakt ga je dan eens om je heen kijken, zoek je de goede traiteur uit, maakt misschien wel een leuke deal met dat restaurant in de buurt en voorziet jezelf zo elke dag van een smakelijke maaltijd op een bord dat je de volgende dag gewoon vies in kan leveren. De eerste maand wissel je wat af, daarna heb je je voorkeuren wel bepaalt en maak je voor de rest van het jaar een mooie, reële prijs. Mocht er iemand willen blijven eten, dan is dat geen probleem. Even bellen levert twee maaltijden op, tegen twee keer het afgesproken bedrag.

Klinkt logisch? Waarom is het dan opeens anders als de overheid het doet? Die denken dat aanbesteden betekent dat je vooraf gaat bedenken wanneer je wat wilt eten en je dan een leverancier zoekt die al dat eten kan leveren tegen de goedkoopste prijs. Dat je dus nu al bestelt wat je op 8 april 2017 wilt eten en het dan gek vinden als je op die datum misschien wel zin hebt in iets anders. Of het raar vinden als de goedkoopste prijs niet het lekkerste eten geeft. Of dat je heel veel extra moet betalen als ze voor twee moeten koken in plaats van voor één. Je wilt dan, denk ik, voor een dubbeltje op de eerste rang zitten en dat kan niet.

Terug naar de ICT. Overheden hebben niet de snelle IT jongens in huis, die kunnen/willen ze niet betalen. Op basis van wat ze wel zelf bedacht hebben vragen ze grote, snelle, hippe bedrijven om offerte uit te brengen voor hun oplossing. Die grote, snelle, hippe bedrijven hebben allang gezien dat het beter kan, maar dat mogen ze niet vertellen. Want dat staat niet in de gunningscriteria, die zijn gebaseerd op de oplossingen van een ander. Dus ... maken ze een heel lage offerte voor het gevraagde, halen ze zo de opdracht binnen, vertellen ze dan meteen dat het beter en slimmer kan en mogen ze die opdracht tegen de kosten van meerwerk uitvoeren. Ze zijn dus niet alleen groot, snel en hip, ze zijn vooral heel slim.

Kan het anders? Ja, en in het gebouwenonderhoud heb ik dat ook gedaan. Gewoon beschrijven wat je wilt, punten uitdelen voor hoe ze zoiets zouden aanpakken en de opdracht geven aan degene die je probleem het beste begrijpt.Ook dan kan je tegen gunningscriteria aanlopen, geen punten mogen geven als zij iets zien dat jij nog niet gezien hebt. Maar dat is volgens mij de betere manier.