Helaas gaan deze mooie woorden vaak gepaard met extra controle's, bilaatjes of werkoverleggen. Niets niet "verantwoordelijkheid laag in de organisatie". Het werk wel ja, maar het bijhorende mandaat niet. En dan verbaasd zijn dat de medewerkers minder gemotiveerd worden, dat ze het hebben over het afschuiven van werk en dat dus de door de goeroe's gepromote voldoening er niet blijkt te zijn.
Lees deze alinea uit 'Wenken voor leiders' (1920):
"Door uw houding moet U hem laten zien, dat U hem als een verantwoordelijk wezen beschouwt. Stel hem voor iets verantwoordelijk, hetzij tijdelijk of permanent en verwacht dat hij trouw zijn plicht zal volbrengen. Blijf niet om hem heen draaien en loeren om te zien hoe hij het doet. Laat hem het op zijn eigen manier doen, laat de boel desnoods mislopen, doch laat hem in ieder geval zijn gang gaan en vertrouw, dat hij zijn best zal doen. Vertrouwen is de basis van alle morele vorming. Het geven van verantwoordelijkheid is de sleutel tot succes..."Niet het neerleggen van het werk, maar het daadwerkelijk geven van verantwoordelijkheid is de sleutel. Maar hoe doe je dat dan?
Bedenk welk werk geschikt is om over te dragen
Voor elk besluit is er een eigen niveau. De strategische keuzes over de toekomst moeten worden gemaakt door het topmanagement, de tussenlaag stelt doelen om te realiseren en het daadwerkelijk uitvoeren vindt weer ergens anders plaats.
Probeer bij het maken van een taakverdeling wel steeds heel bewust 2 vragen te stellen als controle of u nu de juiste laag gevonden hebt om het werk te doen:
- wat gebeurd er als deze taak een laag hoger wordt ondergebracht?
- wat gebeurd er als deze taak een laag lager wordt ondergebracht?
Beschrijf de kaders van de handelingsvrijheid
Wat mag iemand zelf besluiten? Wanneer zou het antwoord "ja" moeten zijn op een gestelde vraag, wanneer "nee"? Hoe hard zijn de grenzen van het besluit? In een organisatie die ik ken handelt een van de medewerkers zelfstandig de aanvragen af. Toekennen en afwijzen hangen samen met het aantal jaren dat iemand actief is. De marge voor zelfstandig handelen is ongeveer drie maanden. Bij een grote afwijking moet de laag boven haar beslissen.
Elders handelt de werkvloer alle ontvangen facturen zelf af. Alleen bij betalingen boven ene bepaald bedrag is een 2e handtekening nodig, die digitaal automatisch gevraagd gaat wordt.
Zorg voor adequate kennis en kunde
Hebben de mensen die de taak uit gaan voeren? Weten ze hoe het betaalsysteem van de bank werkt? Heeft iemand ze uitgelegd hoe je facturen controleert? Is iemand bekend hoe de procedure voor het aanvragen van start tot finish loopt? Maar soms ook gewoon de vraag of mensen de gebuikte standaard applicaties wel optimaal kunnen gebruiken.
Zorg dat mensen die met Office moeten werken ook ene korte cursus krijgen of de handige zaken. To do lijstje in Outlook, 'zoek en vervang' in Word of Excel. Het maakt het leven makkelijker en daardoor krijgen mensen ook de ruimte om na te denken over de taken die ze krijgen.
Spreek een terugval scenario af
Wat als er wel heel veel tegelijk komt? Wie kunnen ze bellen als iets onduidelijk is? Waar zit de back-up, maar ook wie kan en mag er ingrijpen als het niet goed gaat? Spreek af bij wie mensen terecht kunnen, laat ze daar deels hun eigen weg in kiezen maar maak het bespreekbaar en mogelijk.
Informeer wel, controleer minimaal
Ga niet elk werk dat gedaan is controleren. Andere mensen doen het misschien op een andere manier, het gaat om het behaalde doel! Ik had zelf als junior adviseur een senior die elke brief herschreef, niet omdat de inhoud fout was maar omdat hij het anders op zou hebben geschreven. Super inefficiënt, funest voor mijn motivatie goed werk af te leveren en een bom onder de onderlinge relaties op kantoor. Goed is goed, al zou je dat goed wellicht zelf anders bereiken.
Biedt hulp aan, draag kennis over, vraag of er iets nodig is en laat het verder. Zolang er geen mensen kapot gaan is ingrijpen vaak nog niet nodig.
Evalueer en stel bij
Natuurlijk is het van belang om regelmatig samen te kijken of het werk nog op het juiste niveau zit. Of de kaders nog voldoen en of de aanwezige kennis en kunde nog voldoende is. Spreek van te voren met elkaar af wanneer en hoe u gaat evalueren. Zorg dat bij de evaluatie iedereen de vrijheid voelt en heeft om mee te doen en denken. Vertrouw op de kennis en kunde van de mensen.
